現役ライターが教える正しいアポイントメントの取り方【フリーライター必見】

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仕事

こんにちわっしょい!ぼくです!

今回は、現役のフリーライターとして活動する僕が(個人的に正しいと思う)アポイントメントの取り方を紹介します。

主にライター向け(お店や個人への取材)の内容にはなりますが、営業などのアポ取りにも少しは役に立つはずなので、是非とも最後までご覧頂ければと思います。

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アポイントメントとは?

相手先との会合・面談の約束。アポと略されることも多い。テレアポ(テレホンアポイントメント)は電話で商談や面談の約束を取りつける行為に使われている。

引用:コトバンク-アポイントメント

言葉通りの意味ですね。

誰かと会ったり、電話したりなどの約束をアポイントメントと言います。

ちなみに広義では、子どもたちがしている「〇時に○○公園に集合ね~!!」といったやり取りも立派なアポイントメントと言えるので、あまり難しく考える必要はなく、ほんの少しだけ情報量が増えた程度に考えておけばOKです。

アポイントメントを取ることの重要性

もはや言うまでもないと思いますが、一応、アポイントを取ることの重要性についてお話しします。

そもそもアポイントは何のためにあるのか。

少し前、フリーライターになった友人にアポの取り方を教えている時こんなことを言われました。

「飲食店とかだったらアポ取らずにそのまま行っちゃって大丈夫なんじゃない?」

例えばです。久しぶりの休日に家でくつろいでいる時、なんの約束もしていなかった友人が突然訪ねてきたらどう思うでしょう。

丁度暇してたんだと言ってあげる寛容な人も中にはいるかもしれませんが、大抵の人は突然の訪問に困惑すると思います。

そしてそれは相手が個人でなかったとしても、例え飲食店だったとしても同様の事です。

お客さんが沢山居て忙しい中、突然カメラを持った人物が「取材をさせてくれ」と言ってくる。

つまりはそういうことです。

アポイントというのは相手の規模や職種、性別や人柄などに関わらず正しく行う必要があるということを改めて知っておきましょう。

アポイントメントの取り方【電話編】

では早速アポイントの取り方を紹介していきますが、今回はメールと電話の2パターンを用意しましたので、先ずは電話の方(以降はテレアポと呼称)からいってみましょう。

テレアポを取る時の流れ

テレアポを取る時の流れとしては以下を参考にしてください。

1-準備

アポイントは相手に少しでも「めんどくさい」と思われたら終わりなので、アポイントを取る前に必ず用件や面会日時(面会の時間や日付は複数の候補を用意しておく)などの詳細情報をメモにまとめて電話の最中に口ごもるような事がないようにしましょう。

相手が質問してきそうな事柄を事前にピックアップしておけば尚良いです。

2-挨拶

相手に電話が繋がったら「お忙しいところ失礼致します」や「お世話になっております」などの挨拶をした上で、こちらの「名前」と会社に所属していれば「会社名」を述べます。

3-用件を伝える

電話をした用件を簡潔に、それでいて内容がしっかりと分かるように伝えます。

この時も相手に「めんどくさい」と思われないよう、用件が重複したりくどくならないようにしてください。

4-日時や場所などの調整

相手がこちらのアポイントに了承したら日時や場所などの詳細情報を決めていきます。

この時にやることは主に7つで、相手方面会担当者の名前、面会の場所、面会の日付、面会の時間、緊急連絡先の交換、受付(待ち合わせ)の場所、こちらが訪問に際して注意すべきことなどを聞いておきます。

特に”緊急連絡先”の聞き出しは必ず行いましょう。お互いに何かあった時、折角とったアポイントがおじゃんになってしまう可能性があります。また、調整内容のメモもしっかり取っておきましょう。

5-アポイントの内容を復唱して確認

アポイントが取れたら、最後に必ず内容の復唱をします。

6-挨拶をして電話を切る

「お忙しいところありがとうございました」や「それでは、失礼致します」などの挨拶をして電話を切ります。

この時に”ガチャ切り(電話をすぐに切ったり大きな音を立てて切ったりすること)”は絶対にしないでください。

相手方に電話を切ってもらうことを徹底し、もしも相手方がこちらの切断を待っている場合は、挨拶を終えてから最低でも3拍開けて静かに電話を切ります。

※固定電話の場合は下記画像の黒丸の部分を手で押して電話を切ります。

テレアポを取る時のコツや注意点

1-声の低い人は声色をワントーン高く、声の高い人は声色をワントーン低くする

やはりテレアポは緊張することですから、自分でも気づかぬうちにやたら声色が高くなっていたり、逆に声色が低くなってしまっていることがあります。

あまりに高すぎる声は相手の耳に毒ですし、低すぎる声も相手に威圧感を与えてしまいます。

常に”優しい声”を心がけましょう。

2-早口にならないようにする(むしろ少しゆっくりを意識する)

これやってしまっている人物凄く多いですね。

緊張しているので早口になるのは人間として至極同然なのですが、相手方にとってそれは関係なく、いくらこちらが緊張していようとその気持ちを汲んではくれません。

なので、電話関係なくあがり症の自覚がある方はゆっくり話すことを意識しましょう。

あまりにゆっくり過ぎてもダメですが、あがり症のある方はそれで丁度いい感じになります。

3-面会したい気持ちをしっかりと伝える

忙しい時間の中から貴重な時間を頂くというだけでもハードルが高いのに、それに加えてアポイントはこちらの自己都合を押し通す行為です。

つまり相手方にメリットが全くないんですね。

ですから、下手に機械的な用件を並べるだけでなく自分の感情も混ぜて、相手方にメリットがあると思わせることが大切です。

とはいえ、感情的になりすぎて声が大きくなったり、早口になったりしないようにしては元も子もないので、そこはしっかりとメリハリをつけていきましょう。

4-電話をかけるのは1日2度までにする

これはアポイントを取る時の電話が繋がらなかった場合ですね。

よっぽど急用な用件である場合は別ですが、基本的に電話をかけるのは1日に2度までを心がけましょう。(理想は昼前と夕方の2回)

あまりにしつこい電話はそれだけで着信拒否にされたりします。

どうしても電話が繋がらないようであれば次に紹介するメールを使うのも手です。

アポイントメントの取り方【メール編】

お次はメールを使ったアポイントの取り方を紹介してきます。

ちなみにメールでのアポイントメントの取り方はこちらの記事が参考になるかと思います。

アポイント依頼メールの書き方!件名・本文の作成ポイントと例文を紹介!

アポイントをメールで取る時の流れ

テレアポと違いメールでのアポ取りはかなり厄介です。

作業自体は簡単ですが、相手の感情に訴えかけることが出来ない分、純粋な文章力で勝負する必要があります。

以下にメールでアポイントを取る時の必須記入事項を1通目と2通目に分けて紹介します。

1通目(アポイントを取りたい目的を相手に伝える)

1-件名には必ず”アポイント”の文字を入れる

「アポイントメントの件」や「アポイントメント希望の件」など端的で分かりやすい一言にしましょう。

2-文章の初めには相手の宛名、自分の名前(あれば会社名も)と挨拶を入れる

テレアポ同様に初めの挨拶を一文載せます。要領はテレアポを参照してください。

3-用件を伝える

用件を伝えますが、テレアポほど簡潔にする必要はありません。

どういった経緯でアポイントを取ることになったのか、どんな話が聞きたいかの情報をかいつまんで記載しましょう。

4-終わりの挨拶を入れる

メールの最後に名前(あれば会社名も)と挨拶を載せます。

「ご検討のほどよろしくお願い致します。 あにすぽ会社 うっしー」みたいな感じです。

2通目(相手の承諾を得たら詳しい条件を決める)

1-1通目同様の件名にする

件名は変えずにそのまま使いましょう。

「アポイントメントの件」や「アポイントメント希望の件」などですね。

2-自分の名前(あれば会社名も)とお礼を入れる

1通目同様に自分の名前(あれば会社名も)を述べたうえでアポイントメントを承諾してくれたことへのお礼文を記載します。

3-詳しい情報を載せる

具体的には、所要時間(取材などにかかる時間)、取材を希望する時間(こちらから最低でも3つ以上、理想は6つ以上の候補を提案。相手から希望が提示されている場合は不要)、その他はテレアポの時と同様の事柄を記載します。

メールはテレアポと違いこちらの気持ちが相手に伝わらないので、より丁寧で相手に失礼のない言葉遣いを意識しましょう。

4-終わりの挨拶を載せる

詳しい情報を記載した時の文によっては挨拶が不要になることもありますが、名前(あれば会社名も)は必ず記載しましょう。

アポイントをメールで取る時のコツや注意点

1-機械的な文章にならないようにする

メールでアポイントを取る上で丁寧な言葉遣いは非常に重要なことですが、あまりに丁寧過ぎる文章はこちらの気持ちが伝わらず逆効果になってしまいます。

自分の気持ちを伝えつつ、それでいて礼節も忘れない文章構成を意識しましょう。

2-メールの送信時間帯に気を付ける

意外にやってしまう人が多いんですが、メールを夜遅くや早朝に送るのは避けましょう。

テレアポを深夜や早朝に行うのが非常識なように、メールも同じようにマナー違反となります。

また、会社によっては深夜帯のメールをブロック(海外からのスパムメールは大抵が深夜に送られてくる為)しているなんてこともあるので、早くとも7時、遅くとも20時までにメールを送るようにしましょう。

3-相手方の電話番号を知っている時は電話を使う

メールはやり取りが記録に残り非常に便利ですが、アポイントを取る上で最も重要なこちらの気持ちが伝わりにくいという特徴を持っています。

相手方に電話が繋がらない場合や連絡先を知らない場合などは仕方ありませんが、可能な限り電話でアポイントを取るようにしましょう。

アポイントメントを取る時は臨機応変に対応する

これは電話やメール問わずアポイントを取る時全てにおいて言えることですが、アポイントを取る時は臨機応変に対応することが重要です。

重要と言うか、嫌でも臨機応変に対応することを求められますね。

アポイントはすんなりと事が運ぶことの方が珍しいですから、むしろトラブルが起きることの方が多いです。

しかし、万が一スムーズに事が運ばなくても焦る必要はありません。

冷静に1つずつ物事を進めていけばいつかは解決する…と信じましょう。(アポイントを取るのに失敗するなんて日常茶飯事なのでやることやったらあとは神に祈るのみです)

解決すれば万々歳、仮に失敗してもそれも勉強と思える心の余裕を大切にしていきましょう。

最後に

以上、現役ライターが教える正しいアポイントメントの取り方をご紹介しました。

アポイントの取り方で難儀するライターは多いですが、ぶっちゃけ慣れだと思います。

回数を重ねれば否が応でもアポイントの取り方は上手くなっていきますし、それこそ相手方の身に立って物事を考えられる人であれば何も難しいことはありません。

アポイントなんてものは如何に相手の懐に入り込むかですから、相手を思いやり、寄り添った対応をしていれば上手くいきます。

最後にコツもへったくれもない一言を述べましたが、みなさんのアポ取りが上手くいくことを切に祈っております。

それではまた。

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